Le bureau — tenir sa boutique

Ce qu'on vend : articles, stock, prix

L'ordre dans lequel s'y prendre, la première fois : les familles et les unités de mesure (chapitre 5, « Les référentiels »), puis les articles, puis un approvisionnement pour que le stock cesse d'être à zéro.

• Liste des articles : créer, modifier, fixer les prix. Un article peut avoir plusieurs conditionnements — le carton et l'unité — avec un prix pour chacun.
• Stock : ce qu'il reste, article par article. En lecture pour le vendeur.
• Régularisation : déclarer une perte quand il manque quelque chose — casse, vol, péremption, erreur de comptage. Le stock baisse de ce que vous déclarez. Toute régularisation laisse une trace, et porte un numéro : c'est par lui qu'on désigne une perte quand on en parle à quelqu'un. Elle ne va que dans ce sens : s'il y a plus en rayon que sur l'écran, voyez ci-dessous.
• Promotions : un prix réduit sur une période. Elle s'applique d'elle-même pendant qu'elle dure.
• Inventaire : l'état de chaque article sur une période — stock de départ, entrées, sorties, pertes, stock final, et sa valeur au prix de revient. C'est la feuille avec laquelle on va compter le rayon, et elle s'exporte. Cet écran ne corrige rien : il montre.

Quand le comptage ne tombe pas juste. S'il y a moins en rayon que sur l'écran, déclarez la différence en Régularisation : c'est une perte, et elle est tracée. S'il y a plus, l'application n'a aujourd'hui aucun écran pour l'enregistrer — le stock ne monte que par un approvisionnement, qui demande un fournisseur et un prix d'achat. Dites-le au support plutôt que de toucher la base : une quantité corrigée à la main ne laisse aucune trace et fausse le prix de revient.

Ce qu'on achète : les fournisseurs et les entrées

Un approvisionnement est une entrée de stock : on dit ce qu'on a reçu, de qui, à quel prix. Le stock monte à la validation.

Ce qu'on vend : les clients et les ventes

Une vente peut être faite au bureau comme au téléphone ; c'est la même vente, dans la même liste. Aujourd'hui est la vue de la journée en cours.

L'argent : la caisse

La session de caisse encadre une journée de travail : on l'ouvre avec un fonds, on encaisse, on la clôture en comptant. L'écart entre le compté et le calculé est conservé — c'est le but.

Et il se relit. Sous les caisses ouvertes, le tableau « Caisses clôturées » porte les sessions de la période choisie en haut de l'écran : qui a clôturé, quand, le fonds, ce qui était attendu, ce qui a été compté, l'écart et son motif. Un gérant voit celles de toute la boutique ; chacun des autres voit les siennes. C'est là qu'on regarde pour savoir si un écart se répète, et chez qui ; avant, le motif qu'on faisait écrire n'était relu par personne.

Chacun tient sa session. Deux personnes qui encaissent le même jour ont deux sessions, et deux points de caisse.

Après la clôture, une vente encaissée ne s'annule plus. Tant que la caisse est ouverte, l'annulation reste possible et le remboursement qu'elle engendre tombe dans la même session, qui le comptera. Une fois la caisse comptée et signée, annuler créerait un remboursement daté du jour où l'on annule : il irait dans une autre session que celle qui a reçu l'argent — ou dans aucune, si personne n'a ouvert sa caisse. L'écran répond alors que la vente a été encaissée dans une caisse déjà clôturée. Une caisse rouverte ne change rien aux ventes de la précédente, mais les ventes encaissées depuis la réouverture s'annulent normalement.

Règlement de facture sert à encaisser une vente laissée impayée — le client qui revient payer.

Les référentiels

Ce sont les listes dans lesquelles le reste de l'application puise. À remplir en premier : une vente demande un mode de règlement, un article demande une famille et une unité.

Savoir où l'on en est

Le bilan croise les ventes, les achats et les dépenses sur une période.

Les comptes

Créer un compte, lui donner un profil, le désactiver. Désactiver plutôt que supprimer : les ventes déjà faites doivent continuer à nommer qui les a faites.

Tout compte créé reçoit un mot de passe provisoire et doit en choisir un autre à sa première connexion.

La sauvegarde

Cet écran déclenche une sauvegarde de la base et vous la rend.

Une sauvegarde qu'on n'a jamais restaurée n'est pas une sauvegarde. Faites l'essai une fois, sur une machine autre que le serveur, avant d'en avoir besoin. La marche à suivre est au chapitre 8.

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